Информационная система управления персоналом — задачи и цели направления

Как известно, мало нанять высококвалифицированных сотрудников надо организовать их результативную совместную работу. В этом может существенно помочь использование уникальных возможностей интернета, точнее интранета – виртуального информационного пространства, созданного внутри отдельно взятой компании для обмена и совместного использования информации внутри этой компании.

Разработка и создание онлайн-портала должны решать следующие задачи:

• информационные, т.е. представление и свободный доступ к структурированной информации по управлению персоналом;
• коммуникативные, т.е. обмен опытом, мнениями, событиями с другими пользователями портала при общении на форуме;
• методические, т.е. гибкий подход к методам обучения, позволяющий получить новые знания, развить в себе новые способности и принести пользу компании.

Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет – внутренний веб-сайт организации. Основанный на протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, интранет – это «частный» интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации.

Корпоративный портал по управлению персоналом – это внутренний мини-портал, предназначенный для объединения компании в единую систему и эффективного решения задач по управлению человеческими ресурсами.

Он позволяет руководству сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к локальным ресурсам компании, был в курсе новостей и видел перспективы развития.

Поэтому в корпоративная сеть должна обеспечивать:

• доступ последним новостям о деятельности компании;
• доступ к информации о кадровой политике;
• возможность сформировать целевую аудиторию;
• обслуживание документооборота;
• предоставление информации о сотрудниках;
• распространение объявлений о рабочих местах и требованиях к сотрудникам;
• интерактивное обучение;
• возможность участвовать в опросах, форумах;
• доступ к проводимым корпоративным мероприятиям и др.

Описание структуры и содержания корпоративного портала по управлению персоналом во многих методических материалах носит рекомендательный характер. Рекомендации могут быть скорректированы разработчиками в соответствии с целями конкретной компании. Ведь не всем организациям нужна дорогая многофункциональная система, во многих случаях рациональнее обойтись более простыми решениями.

Процесс создания портала по управлению персоналом достаточно сложен и требует определенных знаний. На начальной стадии кадровику необходимо грамотно составить техническое задание, чтобы понять собственные потребности и решить целый комплекс задач по контролю всех его этапов.

Структуру и содержание технического задания на разработку веб-портала можно найти в двух ГОСТах: ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы» и ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению».

Хорошее ТЗ для разработчиков сайта должно содержать следующую информацию:

• общая информацию о документе и его составителях;
• цели и задачи сайта;
• описание пользователей сайта, их цели и задачи;
• информационная архитектура сайта: структура сайта;
• описание контента;
• описание желаемого дизайна;
• перечень различных требований к разработке сайта;
• тестирование и публикация в сети и др.

Разработка структуры

Разработка структурной концепции кадрового портала – один из важнейших предварительных этапов работы, так как чем лучше вначале будет продумана структура, тем меньше придется вносить исправлений в почти готовый проект. Поэтому на этапе создания портала совместно с кадровиком необходимо решить следующие задачи:

1. Обозначение основных целей и задач корпоративного портала.

Основная идея при создании портала по управлению персоналом состоит в том, чтобы, посещая его, сотрудники компании могли:

• быстро находить интересующую их информацию;
• заочно знакомиться с коллективом;
• знакомиться с локальной нормативной документацией и распоряжениями руководства;
• оперативно получать необходимые кадровые бланки;
• узнавать последние новости;
• получать информацию о корпоративных мероприятиях;
• участвовать в интерактивных опросах, тестировании;
• обсуждать на форуме актуальные для компании темы.

1. Определение структуры интранет-портала.

Кадровый портал имеет разветвленную, иерархическую структуру. Каждый раздел при большом количестве информации разделен на несколько разделов и подразделов, которые логически связаны между собой с помощью гиперссылок.

Как правило, ссылки на все разделы портала с краткими анонсами их содержимого приводятся на первой, так называемой главной, странице. На рис.

1 представлена упрощенная структура корпоративного портала по управлению персоналом, которая состоит из одной главной и шести тематических страниц:

Упрощенная структура портала по управлению персоналом

• Подготовка эскиза и информационных материалов (контента).

Портал по управлению персоналом должен быть выдержан в едином деловом стиле. Описание контента должно включать в себя перечень всех страниц портала обозначением размещаемого на каждой странице текста, картинок и т.п. Для наглядности целесообразно сначала разработать эскизы структурного решения портала на бумаге.

На каждой веб-странице должен отображаться определенный набор стандартных элементов: логотип компании и заголовок портала (чаще всего размещают в верхней части страницы); новости (две последние в формате: дата, краткое содержание); календарь событий, форум (последние обсуждения), контактная информация разработчика (номера телефонов, адрес электронной почты и т.п.); значок защиты авторских прав, счетчик посещаемости, который фиксирует каждое открытие ресурса, изменяя значение его индикатора (в нижней части веб-страницы) и т.д.

Разработку веб-портала следует начать с главной страницы. В центральной части эскиза разместим прямоугольники с краткими анонсами рубрик, соответствующие основным разделам.

2, 3 представлены эскизы веб-страниц портала по управлению персоналом.

Эскиз главной страницы портала по управлению персоналом

Эскиз страницы со структурой портала по управлению персоналом

• Разработка удобной навигации по порталу.

В качестве системы навигации используется меню, состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу кадрового портала и вернуться обратно на место гиперссылки. Поэтому названия страниц портала должны соответствовать названиям ссылок.

Дизайн играет важную роль в привлечении внимания пользователей. Универсального решения в области разработки дизайна веб-страниц не существует, однако надо придерживаться единого стиля их оформления, поэтому сформируем основные требования к внешнему виду своего онлайн-портала. Дизайн предполагает разработку следующих элементов:

Различные цветовые акценты на странице позволяют выделить такие значимые составляющие, как навигационные элементы, содержательные блоки, взаимосвязи, общий фон и т.д.

Как правило, цвет текста контрастирует с цветом фона для максимально удобного чтения, а для заголовков и подзаголовков иногда используются более яркие цвета.

Чаще всего в дизайне портала по управлению персоналом в основном используются светлые тона.

Шрифт не должен затруднять восприятие информации. Следует задать единый стиль оформления текста на веб-портале (заголовки разных уровней, эпиграфы, цитаты, ссылки и т.д.).

В пределах одного портала лучше всего использовать несколько шрифтов в зависимости от назначения: один – для заголовка, другой – для подзаголовков, еще один – для основного текста.

Основной объем информации на веб-страницах портала представлен текстом или табличными данными, а графическая информация, в том числе фотографии, привлекают дополнительное внимание. Использование графики должно четко соответствовать содержанию кадрового портала.

Все рисунки выполняются в формате png, gif или jpg с замещающим текстом. Для привлечения внимания сотрудников к анонсируемым мероприятиям, например, к проведению дистанционных курсов, запуску внутренних конкурсов и т.п., на портале используются баннеры (один-два).

Требования к техническому и программному обеспечению

Для функционирования портала необходимо техническое обеспечение со следующими минимальными характеристиками:

• процессор – Intel Pentium III 1 Ghz;
• оперативная память – 512 Mb RAM;
• жесткий диск – 40 Gb HDD.

Портал по управлению персоналом желательно оптимизировать для просмотра при разрешении 1024?768 без горизонтальной полосы прокрутки. Он должен быть доступен для полнофункционального просмотра с помощью популярных браузеров (Орега, Mozilla Firefox, MS IE), в том числе используемых на мобильных устройствах.

Рассмотрим подробнее каждый раздел информационного портала по управлению персоналом. Если активизировать пункт меню «О компании», то появится два подраздела «Философия и история бизнеса» и «Оргструктура». Раздел «Философия и история бизнеса» содержит информацию о ценностях и истории создании компании со ссылкой «подробнее» (эскиз – на рис. 4).

Эскиз страницы о философии и истории бизнеса компании

На заключительном этапе разработки важно проверить, чтобы веб-страницы портала по управлению персоналом выглядели так, как было задумано. Для этого надо проверить комплектность графических элементов и контента, а также правильность работы гиперссылок. После прохождения соответствующей аутентификации система проверяет полномочия пользователя на доступ к кадровому порталу. В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка и защита персональных данных предусматривает установление прав пользователей в зависимости от занимаемой должности. Основное требование к разделам онлайн-портала – возможность в режиме реального времени добавлять, удалять и редактировать контент на сервере через портал.

Таким образом, обсудив техническое задание и протестировав весь сайт после его создания, можно подписывать акт о выполненных работах. Дальнейшие изменения обычно требуют дополнительных денежных средств.

Источник: https://hr-portal.ru/article/korporativnyy-onlayn-portal-po-upravleniyu-personalom

Информационная система управления деятельностью организации

Информационные системы управления (сокращенно ИСУ) являются отдельным классом систем, предназначенных для решения аналитических и управленческих задач.

Информация, которую предоставляет пользователю информационная система управления, обычно представляет собой регулярные или специальные управленческие отчеты. В них содержится информация о прошлом и настоящем объекта или процесса.

При помощи сопоставления данных возможно получить наиболее вероятный вариант будущего развития компании.

• по виду задачи, которую решает;
• по масштабу решаемого вопроса;
• по технологическому строению.

Одной из глобальных задач, которые решает информационная система для управления организацией, является управление персоналом предприятия.

Управление персоналом

Управление кадрами является родом деятельности, которая направлена на обеспечение организации работниками, способными наиболее эффективно выполнять возложенные на них трудовые обязанности. Наиболее часто встречаются сокращения HRM или HR-менеджмент, что является аббревиатурой от human resources management – управление человеческими ресурсами.

Персонал можно считать одним из самых дорогих ресурсов организации, так как именно он должен осуществлять достижение стратегических задач компании.

Особенно ярко проявляется значимость персонала в организациях, которые занимаются какой-либо специфической деятельностью, где замена обученного сотрудника связана с ощутимыми денежными потерями.

По данным американских статистиков, сумма ущерба предприятия при потере квалифицированного узкого специалиста может доходить до 150% его годового дохода.

С учетом этого, HRM-системы предназначены не только для управления персоналом, как многие системы автоматизации, связанные с кадровыми операциями. В большей степени их задачей является привлечение и дальнейшее удержание ценных для организации сотрудников.

В свою очередь, эффективная работа с персоналом просто не может осуществляться в наше время без использования современных информационных систем управления, которые содержат в себе все доступные данные по персоналу, а также технологические схемы эффективного управления данным ресурсом организации.

Современная HR-cистема

Современная информационная система по управлению персоналом представляет собой технологический комплекс, который автоматизирует работу с персоналом.

Его воздействие охватывает все уровни работы от оперативного до стратегического, от повседневной обработки данных учета сотрудников до вопросов направления развития организации.

ИСУ эффективно взаимодействует с иными системами управления, связанными с финансовыми или производственными вопросами компании, которые используют в работе данные сотрудников организации.

Какие задачи позволяет решить современная HR-система

Сочетание лучших методологических методов и возможностей современных информационных систем позволяют успешно решать такие задачи, как:

• доступ к данным, который становится быстрым и полным;
• информационное обоснование принятых решений, обеспеченное полным информационным анализом;
• оптимизация работы каждого члена коллектива, что позволит сделать большой шаг вперед к достижению стратегических задач компании;
• контроль за развитием и профессиональным ростом, обучение всего персонала;
• гибкое управление эффективной мотивацией персонала;
• эффективное планирование как стратегических, так и оперативных изменений в организации компании с параллельным формированием необходимых для этого бюджетов.

Преимущества HR-cистемы

Одним из основных преимуществ, которые дают современные информационные системы управления, является создание информационных структур и единых центров менеджмента, которые дают возможность оптимизировать работу кадровой службы. Кроме того, возможность иметь единый информационно-управляющий центр дает, что немаловажно, гарантии оперативности процессов контроля.

Другим положительным фактором внедрения HR-системы следует считать возможность ведения документооборота в электронном виде. Следует только выбрать необходимый процесс и запустить начало работы: система управления самостоятельно отслеживает ход работ, информирует сотрудника в случае необходимости его участия в обработке документа, гарантируя высокую степень доступности информации.

Возможности HR-системы

Функциональные возможности современной системы управления персоналом настолько широки, что позволяют использовать ИСУ для решения практически все вопросов и задач организации.

Современный бизнес развивается весьма динамично, и основными критериями успешности сегодня становятся информация и скорость реагирования. Это делает HR-системы одним из важных корпоративных инструментов, которые применяют сегодня компании любых размеров и в любых отраслях деятельности.

Информационные системы управления персоналом являются необходимостью для успешного роста и развития предприятия, их внедрение решает целый ряд вопросов:

1. Расходы, связанные с оплатой труда, – наиболее расходная статья бюджета любой компании. Использование HR-систем позволяет планировать и оптимизировать данную статью бюджета организации.
2. Значимое увеличение эффективности управления производственными процессами. Информационная система поддерживает большое количество производственных процессов. К ним относятся:

• кадровые решения и их обоснование;
• постоянное актуальное состояние личной информации сотрудников и ее поддержание;
• расчет расходов на оплату труда сотрудников;
• разработка и обоснование неординарных схем мотивации работников и многое другое.

1. Гарантированная правовая безопасность – HRM-система обеспечивает соблюдение требований законности и норм права в отношениях между работником и работодателем. Кроме того, использование системы дает возможность грамотно решать сложные правовые вопросы, в случае их возникновения; возможность использовать различные схемы начисления зарплаты и юридически грамотно вести кадровые документы.
2. Рост ценности персонала – корпоративный актив в виде обученного персонала является однозначной ценностью в любой компании. Организации, имеющие акцент на функции управления персоналом, закономерно уделяют большое внимание профессиональному росту сотрудников, используя для этого различные мотивационные схемы и программы личного и группового поощрения.

Многоплановая функциональность системы управления

Информационная поддержка, которую обеспечивает HR-система, позволяет автоматизировать такие функции управления персоналом, как:

• профиль компетентности сотрудников,
• мотивация работников,
• ведение управления карьерой,
• контроль обучения и повышения квалификации,
• анализ персональной эффективности и соответствия занимаемой должности сотрудников и персонала в целом.

Благодаря HR-системе автоматически отслеживается и осуществляется планирование движения сотрудников и потребность в расширении штата. Она же способна сформировать и кадровый резерв.

Использование HR-системы дает возможность реализовать функцию «самообслуживания персонала», а именно – обеспечить сотрудникам доступ через интернет к личным учетным данным с возможностью вносить изменения в определенную часть информации.

HR-система осуществляет поддержку своего HR-портала в сети, где ею постоянно публикуется и оперативно обновляется актуальная информация по вакансиям компании. Помимо этого, система осуществляет регистрацию резюме, поступающих в on-line режиме. Система автоматически осуществляет анализ поступивших резюме и отбор соответствующих критериям отбора кандидатов на вакантную должность.

Использование HRM-cистем в России

Как ни странно, существует зависимость степени применения HR-систем от направления деятельности организации. Современная статистика утверждает, что компании, связанные с производственными процессами меньше всего применяет современные методики управления персоналом. А вот сфера обслуживания достаточно активно внедряет информационные системы управления.

Данные тенденции современного российского потребителя полностью совпадают с западными и, соответственно, можно прогнозировать развитие применения HR-систем, опираясь на общемировые тенденции.

Западные аналитики относят к основным направлениям развития информационных систем управления следующие:

• популяризация HR-систем;
• рост спроса на простые решения, находящиеся в ценовом диапазоне эконом-версии;
• вытеснение громоздких или дорогих HR-систем с рынка.

Глобальные задачи систем управления персоналом

Существуют две глобальные задачи, решение которых возможно методами HR-систем. К первой задаче системы управления относятся вопросы по упорядочению всех имеющихся учетных, а также и расчетных задач и действий, имеющих связь с персоналом организации.

Решение данной задачи методами HRM-системы весьма эффективно, а выгоды очевидны. К ним можно отнести:

• устранение проблемы введения данных по нескольку раз,
• объединение данных в единую информационную базу,
• возможность анализа и создания отчетности,
• невозможность существования «мертвых душ»,
• четкость и правильность расчета заработной платы и оплаты налогов предприятия.

Данную задачу информационная система управления персоналом решает быстро, эффективно и всесторонне, но ее возможно решить и другими способами, используя обычные системы автоматизации кадрового учета и начисления заработной платы.

Вторая глобальная задача системы управления персоналом, которая заключается в снижении потерь компании, связанных с увольнением сотрудников, не имеет решения обычными системами. Но с другой стороны, отечественный рынок не готов воспринять проблему адекватно, и, следовательно, пути ее решения не являются определяющими.

Тем не менее, ведущие аналитики выделили ряд мер HR-систем, связанных с решением второй глобальной задачи. К ним относятся:

• привлечь, удержать и мотивировать лучший персонал;
• достичь стратегических целей компании, адаптировать их к уровню каждого работника;
• активно внедрять программы профессионального развития и обучения персонала, соответствующие политике и целям компании в целом и отдельных подразделений;
• применять меры стратегического планирования кадровых и организационных изменений, а также осуществлять заблаговременное формирование бюджета, необходимого для данных организационных изменений;
• использовать имеющийся информационный анализ для выработки и принятия эффективных и своевременных решений;
• привести оптимальное осуществление учетных функций, таких как управление персоналом, в категорию низкозатратных программ.

Какие бывают HR-системы

Условно все HR-системы можно разделить на «учетные», «расчетные» и системы с градацией по уровню автоматизации, использованному для выполнения задач управления персоналом. Существующие же полнофункциональные HR-системы имеют в своем составе «учетный контур», «HR-контур», «расчетный контур» и расширенные функции для генерации необходимых отчетов.

Сегодня HR-cистема является не только инструментом для кадрового учета и правильного начисления зарплаты, а чем-то гораздо большим: это возможность принимать аргументированные решения по поддержке процессов развития и роста эффективности работы персонала, а также обоснованное управление коммуникациями и информацией в компании.

Внедрение HR-системы и возможные сложности

Внедрение HR-системы требует принятия определенных предварительных мер, что окажет большое влияние на конечный продукт.

Для перехода к проекту необходимо описать производственные процессы, участвующие в проекте автоматизации, или те, которые будут так или иначе затронуты при работе системы.

Необходимо также создать техническое задание и решить, кто и каким образом будет осуществлять реинжиниринг производственных процессов.

Следует учесть возможные ошибки, дабы избежать их повторения при внедрении информационных систем управления персоналом.

К наиболее распространенным ошибкам относится неправильная оценка перспектив развития предприятия, что приводит к несоответствию стратегии компании настройке основных функциональных модулей.

Следует обратить внимание на четкое озвучивание конечной цели – нет необходимости осуществлять за проектировщиков разработку методологии или процессов. Использование профессиональных знаний специалистов позволит создать систему быстрее и дешевле.

Источник: https://opersonale.ru/upravlenie-personalom/upravlenie-personalom-upravlenie-personalom/informacionnaya-sistema-upravleniya-deyatelnostyu-organizacii.html

Использование информационных технологий в сфере управления персоналом

Информационные системы управления персоналом представляют собой набор определенных технологий и программного обеспечения, позволяющие совершенствовать и автоматизировать бизнес-процессы в таких областях, как документооборот, табельный учет, управление кадрами, выплата заработной платы и расчет.

Это программное обеспечение позволяет координировать действия различных департаментов, а также каналов взаимодействия между персоналом и руководством. Данное программное обеспечение дает персоналу доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего контроля и планирования бюджетов по зарплате, обучению, командировкам.

Такие функции, как выработка решений и контроль за их исполнением, реализуются на разных уровнях системы управления организацией. Четкое исполнение этих функций дает нам возможность рассмотреть управление кадрами, как информационный процесс, т.е. функционально включающий хранение, обработку и использование информации, а саму систему управления – как информационную систему.

Управление персоналом – это сфера практической деятельности, которая направлена на обеспечение организации «качественным» персоналом и предусматривающая оптимальное его использование. [1]

На сегодняшний день управление персоналом тесно связано с информационными технологиями. Компьютерная техника, интернет, а также персонал, владеющий навыками работы с информационными технологиями — необходимые составляющие конкурентоспособного предприятия.

В современных условиях интенсивного развития информационных технологий принято выделять следующий сегмент программного обеспечения – автоматизированные информационные системы(АИС). Созданные программы являются специализированным обеспечением и новой технологией.

Если смотреть шире, то рассматриваемые программы являются совокупностью организационного обеспечения персонала предприятия. Их главная функция — своевременно обеспечивать определенные подразделения предприятия необходимой информацией.

Информационные технологии рассматривают как технологии, предназначенные для упрощения деятельности предприятии, т.е. конечных пользователей.

• Всю совокупность информационных технологий, тесно связанных с персоналом предприятия, принято разделять на три группы:
• 1) Интернет – технологии;
• 2) Технико – аппаратное обеспечение;
• 3) Специализированное программное обеспечение.

К интернет–технологиям можем отнести программное обеспечение, различные веб-сайты, электронную почту, программы быстрого обмена сообщениями. Сегодня интернет-технологии чаще всего укрепляются в информационной сфере.

В технико-аппаратное обеспечение включают все физические части компьютера, телефонную связь и т.д.

К специализированным программным обеспечениям относят информационно-правовые системы, отдельные программы авторизации, ERP-системы, используемые специалистами по управлению персоналом предприятия.

Управленческий процесс представляет собой как обработку информации, поэтому, чем внимательнее обработка информации, тем лучше управление. Информационные технологии играют значимую роль в совершенствовании управлении предприятием.

1. Информационные технологии в процессе решения актуальных задач в управлении кадрами на предприятии позволяют:
2. 1) Формировать специальные инструкции и расписания для персонала;
3. 2) Регистрировать персональные данные сотрудников фирмы;
4. 3) Осуществлять поиск новых кадров и их перемещение;
5. 4) Использовать трудовые ресурсы, их планирование и учет;
6. 5) Осуществлять оплату труда, выплаты различных пособий, контроль за осуществляемыми выплатами;
7. 6) Контролировать подотчетные суммы;
8. 7) Организовать систему управления с документами;
9. 8) Проводить пенсионный и налоговый учет.
10. Программное обеспечение играет очень важную роль в защите конфиденциальной информации, которая участвует в управлении персоналом предприятия.
11. Следующие правила помогут руководству предприятия осуществлять успешную связь с персоналом в процессе работы:
12. 1) Нужно точно определить те задачи, которые вы хотите вложить в послание, учитывая цели тех, кому адресовано послание, и тех, кого оно касается;
13. 2) Провести анализ главной цели общения. Следует выбрать интонацию, язык, подход, чтобы они способствовали достижению намеченной цели;

3) Провести анализ окружения при любом общении. Важен выбор времени коммуникации, официальная или иная форма обращения, обстановка в коллективе или в организации и также в ее подразделениях и т.д. Вам нужно приспособиться к меняющимся условиям среды;

4) Нужно провести консультацию с другими сотрудниками при планировании общения; очень важно добиться участи всех сотрудников. Это может придать убедительность сообщению, которое вы хотите донести. Люди, которые оказали помощь в планировании коммуникации, будут оказывать ей хорошую поддержку;

5) Обратите внимание на интонацию и главную мысль вашего сообщения. Это может сказаться на позиции людей, которым адресовано сообщение;

7) Установите коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра. Направьте ее на решение главных целей и задач, коммуникация должна последовательная и хорошо организованна, она должна соответствовать задачам организации в целом.

• Таким образом, управление персоналом – это совокупность воплощенных в жизнь решений по объему информации в организации, которая вращается внутри системы управления персоналом организации при ее функционировании.
• Технико-коммуникационные и информация играет самую главную роль в системе управления кадрами, также представляет собой технологию обработки информации с возможным использованием специального оборудования. [3]

Источник: https://sibac.info/studconf/tech/lvi/81916