Особенности аудита расходов на проезд в командировку с использованием автотранспорта — студенческий портал

Служебной командировкой, как известно, является поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Работодатель, направляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить ему:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.

Состав расходов, как видно, не является исчерпывающим, а значит, в структуре командировочных расходов работника могут быть учтены и иные виды расходов, связанных со служебной поездкой. ТК РФ (ст.

168) предоставляет работодателю право самостоятельно решать, какие виды расходов, в каком размере и порядке он будет возмещать своим командированным сотрудникам.

Причём такое решение в обязательном порядке закрепляется организацией либо в коллективном договоре, либо в ином её локальном нормативном документе, например в положении о командировках.

Обязав работодателя возмещать расходы по проезду, трудовое право не ограничивает работодателя в выборе транспорта, которым сотрудник будет добираться до места командирования и обратно к месту работы. Следовательно, командированный сотрудник может для этих целей воспользоваться транспортом общего назначения, личным или служебным.

Хотя согласно пункту 13 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (она продолжает действовать в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (ст.

423 ТК РФ)) работодатель при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, может указать командированному тот вид транспорта, который ему следует использовать. Такое пожелание вполне уместно зафиксировать в приказе о направлении работника в служебную командировку.

При желании можно указать и тариф оплачиваемого класса. И если в организации имеется служебный транспорт, то ничто не мешает работодателю принять решение о том, что в командировку работник отправится на служебном автомобиле.

Напомним, что сегодня при командировании сотрудников работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749) (далее — положение по командировкам).

Особенности учёта

В вышеупомянутом положении предусмотрено возмещение расходов по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населённого пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (п. 12). Расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время поездки командированного, в этом перечне нет. Однако по своему экономическому содержанию они всё же могут быть отнесены к командировочным расходам, так как связаны с проездом работника к месту командировки и обратно.

Служебный автомобиль к транспорту общего пользования не относится, поэтому вместо оплаты стоимости проезда сотруднику, направляемому в командировку на служебной машине, выдают необходимый запас топлива.

Если этого запаса недостаточно, то командируемому выдаются денежные средства под отчёт на приобретение топлива и иных материалов, связанных с эксплуатацией автомобиля в пути.

Обычно подотчётная сумма выдаётся наличными из кассы организации, хотя в настоящее время всё б€ольшую популярность приобретает и безналичный способ — путём выдачи корпоративной банковской карты или специальной топливной карты.

Длительность командировки определяется с учётом нахождения в пути служебного автомобиля. Этот срок, в свою очередь, определяется внутренними документами, разработанными с учётом требований техники безопасности.

Если такого внутреннего документа в организации нет, то можно воспользоваться положениями раздела V «Сроки доставки, выдача груза. Очистка транспортных средств и контейнеров» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272).

Автотранспортная организация согласно пункту 63 правил должна доставить грузы по назначению в междугородном сообщении из расчёта одни сутки на каждые 300 км расстояния перевозки.

По распоряжению руководителя организации командируемому работнику выдаётся аванс на командировочные расходы.

При расчёте его помимо суточных и расходов по найму жилого помещения учитываются и ориентировочные затраты по эксплуатации и обслуживанию автомобиля во время поездки: оплата горюче-смазочных материалов, плата за автостоянки, различные сборы.

Не следует забывать о возможности поломки автомобиля в пути. Поэтому желательно учесть в авансе некоторую сумму на мелкий ремонт и приобретение запасных частей.

Пример 1

Работник организации на служебном автомобиле направляется в командировку с 26 мая по 4 июня 2014 года. Расстояние до места назначения — чуть более 1200 км.

Коллективным договором установлен размер суточных при командировках 1000 руб. Установленная норма расхода топлива в организации на автомобиль — 23 л на 100 км.

При расчёте аванса закладывается стоимость 1 л топлива 35 руб., оплата проживания 1500 руб. в сутки.

Если обратиться к правилам перевозок, то время в пути в оба конца займёт 8 суток (2400 км : 300 км/сут.). Два дня необходимы работнику для решения производственной задачи.

С учётом этого была составлена смета расходов и работнику был выдан аванс 47 000 руб. (1000 руб/сут. × 10 сут. + 1500 руб/сут. × 9 сут. + 1200 км × 2 × 23 л : 100 км × 35 руб/л + 4180 руб.), где 10 сут. — продолжительность командировки, 4180 руб.

— дополнительная сумма, предназначенная для оплаты стоянок, возможных сборов и т. п.

В бухгалтерском учёте выдача аванса сопровождается следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50

— 47 000 руб. — выданы в подотчёт денежные средства на командировку.

При направлении сотрудника в командировку по территории РФ оформляются:

  • приказ (распоряжение) о его направлении в командировку;
  • служебное задание, в котором указывается цель командировки;
  • командировочное удостоверение.

По отметкам в командировочном удостоверении определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке.

С 1 января 2013 года требование о применении унифицированных форм при составлении первичных учётных документов в Федеральном законе от 11.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» отсутствует.

Минфин России в информации № ПЗ-10/2012 отметил, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Источник: http://www.pbu.ru/pbu/article/1755

Оплата проезда в командировке

Для правильного обоснования командировочных трат, бухгалтер должен правильно оформить всю документацию, которая послужит подтверждением всех хозяйственных операций.

Учет подразделяется на 2 этапа:

  1. Примерно рассчитывается сумма и сотруднику выдаются деньги под отчет.
  2. Сотрудник должен отчитаться, а бухгалтер утвердить все траты.

Для выдачи авансового платежа, бухгалтер проводит расчет на основании 2-х документов:

  1. Приказ либо распоряжение начальства о направлении сотрудника в рабочую поездку. Обязательно указываются ФИО, с какой целью совершается поездка, на какой срок.
  2. Решение руководителя в письменном виде о поездке работника на служебном или личном автотранспорте.

На основании вышеуказанных документов бухгалтером осуществляется расчет денежного аванса.

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана. 

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

  • Подготовить документы;
  • Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
  • Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
  • Оформить компенсацию в счет использования ТС;
  • Произвести расчет суточных;
  • Составить отчет о результатах после возвращения;
  • Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

  • Командировочное удостоверение;
  • Записка об использовании транспорта;
  • Документы на аренду жилья;
  • Проездные документы;
  • Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

  • Данные об организации;
  • Дата, номер приказа;
  • Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
  • Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
  • Дата выезда и прибытия с поездки;
  • Цель поездки;
  • Информация об использовании собственного транспорта;
  • Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Читайте также:  Дебиторская и кредиторская задолженность: сроки расчетов и исковой давности

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2018 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Расходы на такси в командировке в 2018 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.
  • Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.
  • Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.
  • Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Иногда в кадровой практике встречаются случаи, когда, отправляя работника в служебную командировку, организация не может по ряду причин обеспечить его транспортом. В связи с этим сотрудник может воспользоваться общественным транспортом, а может ехать и на своем автомобиле в служебных целях.

Законодательная база

Регулируется вопрос, связанный с выплатами командировочных, следующими нормативно-правовыми актами:

  1. Положение о особенностях направления сотрудников на служебное задание (утв. ПП РФ N 749).
  2.  Положение о порядке начисления зарплаты (утв. ПП РФ N 922).
  3.  ФЗ-212 «О страховых взносах..».
  4.  ФЗ-125 «Об обязательном соцстраховании».
  5. Письмо Минздравсоцразвития N 1341-19.

Источник: https://kupit-krohe.ru/litsenziya/oplata-proezda-komandirovke/

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудника работодателя
аренда компенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) •*
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником. 

Налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника;
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника;
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.

2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.

2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией  Облагается (при выплате у налогового агента) Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле Не облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542).

Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Читайте также:  Разнообразие одноклеточных - общая характеристика и внешнее строение

Илья Антоненко, аттестованный аудитор 

Источник: https://kontur.ru/articles/4384

Порядок учета командировочных расходов в 2019 — 2020 годах

  • Учет командировочных расходов: расчет и оформление
  • Учет расходов по загранкомандировкам
  • Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
  • Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
  • Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
  • Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_ucheta_komandirovochnyh_rashodov/

Компенсации при направлении в командировку. Компенсация расходов на проезд

  • Командировки по России.
  • Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:
  • — железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • — водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • — воздушным транспортом — в салоне экономического класса либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов (п. 18 Инструкции N 62);
  • — автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
  • При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
  • — железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • — водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • — автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

В соответствии с п. 13 Инструкции N 62 при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

При оплате проезда по железной дороге в настоящее время используются специальные бланки строгой отчетности. Они предназначены для оформления расчетов за железнодорожные услуги с населением предприятиями Министерства путей сообщения РФ и утверждены Письмом Минфина России от 12 марта 1999 г. N 16-00-24-33:

  1. — проездной документ АСУ «Экспресс»;
  2. — багажная квитанция формы N ЛУ-12бр;
  3. — катушечный билет основной для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы N ЛУ-97пко;
  4. — катушечный билет дополнительный для оформления проезда в поездах пригородного сообщения формы N ЛУ-97пкд.

Правомерность и правила их применения подтверждены Письмом МНС России от 7 апреля 1999 г. N ВГ-6-16/222, а также п. 4 Постановления Президиума ВАС РФ от 31 июля 2003 г. N 16.

Как уже отмечалось, командированному сотруднику оплачиваются расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.

При этом необходимо помнить, что если, например, станция находится за чертой населенного пункта, то оплачивается проезд до нее транспортом общего пользования. То есть в целях учета местом командировки понимается именно населенный пункт, в который командирован сотрудник, а не здание или место.

К такому же выводу пришел и ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 10 февраля 2004 г. N А66-6196-03. Исходя из этого утверждения, судьи отказались учесть в составе расходов затраты по проезду в метро от вокзала к зданию организации, куда были командированы сотрудники, расположенному в этом же городе.

Логика рассуждения судей такова — местом назначения командированного признается г. Москва. Поэтому ни о каком возмещении расходов по проезду сотрудников в метро говорить не приходится. Такие расходы должны включаться в суточные, выплачиваемые работнику.

Еще один фактор, на который обращают судьи свое внимание, — это обоснованность расходов. Скажем, если сотрудник может добраться до места командировки прямым поездом, а вместо этого покупает билеты на самолет через транзитный аэропорт, такие расходы вряд ли могут считаться оправданными.

К такому выводу пришли судьи ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 15 ноября 2005 г. N Ф04-7834/2005(16898-А27-32), Ф04-7834/2005(16904-А27-32). В деле сотрудник купил билет на самолет из Новокузнецка в Тюмень через Москву.

Тогда как прямой переезд на поезде в купе обошелся бы на порядок дешевле.

Командировка за границу.

При определении нижнего предела размеров возмещения расходов на проезд командированного работника за рубеж следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 20 декабря 2002 г. N 911 «О гарантиях и компенсациях работникам, направляемым на работу в представительства Российской Федерации за границей» (Постановление N 911).

  • В соответствии с ним командированным за границу работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
  • — железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • — водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • — воздушным транспортом — в салоне экономического класса, а также по билету I класса, в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;
  • — автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
  • Кроме указанных расходов, командированный работник имеет право на возмещение:
  • — расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
  • — расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);
  • — расходов в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).
Читайте также:  Строительные материалы - студенческий портал

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Тут необходимо обратить внимание на следующую тонкость. В настоящее время все чаще авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят на систему продажи электронных билетов.

Для того, чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билета.

В этом случае возникает вопрос, как документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж, поскольку билет как таковой пассажиру на руки не выдается.

Перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Однако учтите: распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета.

После того как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, распечатать билет она уже не сможет. Вам предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе. Чтобы избежать проблем, лучше заранее позаботиться о получении электронного билета в бумажном виде или попросите работника перед отлетом обратиться в представительство иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

Когда затраты на проезд не подтверждены документально.

Может случиться, что работник потерял, забыл документы, подтверждающие произведенные расходы. Как быть в этом случае?

Во-первых, при утрате документов можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Такие официально заверенные документы принимаются для целей налогообложения (Письмо УМНС России по г. Москве от 28 ноября 2001 г. N 03-12/54745).

Во-вторых, руководитель предприятия в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости. Это право руководителя, но никак не обязанность.

  1. Итак, если возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда, тогда:
  2. — железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  3. — водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  4. — автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов.

На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия.

Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае же отсутствия документально подтвержденных работником расходов либо копий документов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц в соответствии со ст. 210 Налогового кодекса РФ.

В. Д.Горбулин, В. М.Кирсанова Все виды пособий и компенсаций

Источник СПС Консультант+

Источник: https://hr-portal.ru/article/kompensacii-pri-napravlenii-v-komandirovku-kompensaciya-rashodov-na-proezd

Шпаргалка для бухгалтера: возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно

  • Рассмотрим на примерах, как правильно возмещать работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно.
  • Расходы по проезду к месту командировки и обратно не подлежат возмещению, если:
  • – проездные документы (билеты) приобретаются за счет средств принимающей стороны;
  • – командированному работнику предоставлены средства передвижения;

– работник имеет право на бесплатный проезд (п.

12 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176; далее – Положение № 176).

Порядок возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно представлен в таблице:

Состав расходов Порядок возмещения при командировании
в пределах Республики Беларусь за границу
Расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку Возмещаются при представлении работником подтверждающих документов (билетов)* по фактической стоимости проездных документов (билетов), а при отсутствии таких документов – в размере 0,1 базовой величины (далее – БВ)** в каждую сторону (кроме расходов на такси) Возмещаются следующим образом: 1) при представлении подтверждающих документов (билетов)*: – должностным лицам, входящим в состав Совета Министров Республики Беларусь, – по любым тарифам (в т.ч. железнодорожным транспортом – в спальном вагоне, воздушным транспортом – по тарифу бизнес-класса, водным транспортом – в каютах 1-го класса, по иным тарифам повышенной комфортности (далее – тарифы бизнес-класса)); – иным командированным работникам – по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса***. При этом заместителям руководителей республиканских органов государственного управления, руководителям и заместителям руководителей местных исполнительных и распорядительных органов, Уполномоченному по делам религий и национальностей, руководителям важнейших организаций, определяемых Президентом Республики Беларусь (кроме руководителей СМИ и учреждений образования), и руководителям, включенным в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, расходы по проезду железнодорожным транспортом возмещаются по тарифам проезда в спальном вагоне (предварительного разрешения нанимателя на проезд данной категории работников железнодорожным транспортом в спальном вагоне не требуется); 2) при отсутствии подтверждающих документов – в размере 0,1 БВ в каждую сторону
Расходы по проезду (в т.ч. трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта Возмещение не предусмотрено Возмещаются работнику при представлении им подтверждающих документов*
Расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа Возмещаются по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник
Стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета) Возмещаются работнику при представлении подтверждающих документов*

_________

* При приобретении проездных документов (билетов) направляющей стороной представлять подтверждающие документы работнику не требуется.

** С 1 января 2019 г. размер БВ составляет 25,5 руб. (постановление Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2018 № 956).

*** Наниматель расходы командированным работникам по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом может возместить по тарифам бизнес-класса. В случае изменения условий командирования, в т.ч.

сроков и места командировки, когда работник вынужден приобретать за границей билеты по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении билетов по указанному тарифу не требуется.

Стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса.

Пример 1

Работник был командирован в Гродно с 23 по 24 апреля. Проездные документы (билеты) он не представил. Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в сумме 5,1 руб. (0,1 × 25,5 руб. + 0,1 × 25,5 руб.).

Справочно:

Источник: https://www.gb.by/aktual/bukhgalterskii-uchet/shpargalka-dlya-bukhgaltera-vozmeshcheni

Командировка работника на автотранспорте. Как учесть расходы

Надобность в командировках возникает практически в каждой организации, и зачастую наниматели отправляют работника в командировку на автомобиле. Также в организациях, которые занимаются грузоперевозками, командировки водителей на автомобилях организации – это часть производственного процесса, без которого этот вид деятельности никак не обходится.

Какие гарантии предоставлены законодательством работникам, направляемым в командировку, каким образом рассчитывать командировочные РБ при этом, какие еще расходы несет наниматель при отправлении работника в командировку на автотранспорте, рассмотрим в настоящем материале.

Статьей 91 Трудового кодекса (далее – ТК) определено, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Согласно ст.

95 ТК за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Порядок исчисления среднего заработка определяется в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Минтруда от 10.04.2000 № 47. Учет рабочего времени в организациях ведется в табелях использования рабочего времени, форма которых и порядок заполнения утверждаются нанимателем.

Согласно ст. 133 ТК время нахождения работника в служебной командировке в составе отработанного времени учитывается отдельно. На командированных работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, а заработная плата сохраняется за все рабочие дни по графику работы организации, являющейся постоянным местом работы.

При этом размер заработной платы за время нахождения в служебной командировке не должен быть ниже размера среднего заработка за указанное время (ст. 92 и 95 ТК). Поэтому в табеле за все рабочие дни по графику постоянного места работы, приходящиеся на дни командировки, указывается соответствующий символ.

На практике наиболее часто используют в качестве обозначения времени нахождения в служебной командировке букву «К».

  • Согласно ст. 95 ТК при служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие командировочные расходы:
  • 1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
  • 2) по найму жилого помещения;
  • 3) за проживание вне места жительства (суточные);
  • 4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Источник: https://aqm.by/stati/economika-tryd-buh/komandirovka-rabotnika-na-avtotransporte-kak-uchest-raskhody/

Ссылка на основную публикацию